GWG-Grenze 2025: Was Sie wissen müssen

Mit der GWG-Grenze 2025 sind nicht nur Steuerberater, sondern vor allem Unternehmer, Selbstständige und Buchhalter beschäftigt. Wer Betriebsausgaben möglichst schnell geltend machen möchte, trifft bei der steuerlichen Beurteilung geringwertiger Wirtschaftsgüter auf feste Grenzen. Die GWG-Grenze entscheidet darüber, ob und wie schnell Sie Investitionen in kleine, selbstständig nutzbare Gegenstände steuerlich abschreiben können. Gerade für Betriebe mit wiederkehrenden Anschaffungen im unteren Kostenbereich ist es entscheidend, die aktuellen Werte und Regelungen genau zu kennen, um einerseits steuerliche Vorteile auszuschöpfen und andererseits keine Fehler mit potenziellen Konsequenzen zu riskieren.

Die GWG-Grenze regelt, welche Anlagengüter des täglichen Geschäfts als geringwertig eingestuft werden dürfen und welcher Abschreibungsweg erlaubt ist. Hier gilt: Nur bewegliche, abnutzbare und eigenständig nutzbare Wirtschaftsgüter, die bestimmte Anschaffungskosten nicht überschreiten, können sofort oder über eine Poolabschreibung steuermindernd angesetzt werden. Die Beträge sowie die richtige Einordnung sind elementar, um unnötige Nachzahlungen zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens clever zu optimieren.

Für das Jahr 2025 beträgt die GWG-Grenze weiterhin 800 Euro netto pro anschaffungsfähigem Wirtschaftsgut. Das heißt: Liegen die Anschaffungskosten eines beweglichen, abnutzbaren und selbstständig nutzbaren Gegenstands unter dieser Summe (exklusive Umsatzsteuer), ist eine Sofortabschreibung möglich. Relevant ist dafür immer der Nettobetrag ohne Mehrwertsteuer, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Änderungen der GWG-Grenzen standen zuletzt politisch im Raum, wurden jedoch nicht beschlossen; der Wert bleibt also konstant zu den Vorjahren.

Neben der mittlerweile etablierten 800-Euro-Grenze gibt es weitere wichtige Schwellen: Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto dürfen vollständig und sofort abgeschrieben werden, ohne dass zusätzliche Dokumentationspflichten bestehen. Bei Anschaffungskosten zwischen 250,01 und 800 Euro steht Unternehmen offen, das einzelne Gut sofort abzuschreiben – dann aber mit Eintrag im besonderen GWG-Verzeichnis – oder die sogenannte Poolabschreibung zu nutzen. Darüber hinaus greift für bewegliche Güter von 250,01 bis 1.000 Euro die Bildung eines Sammelpostens, mit einer gleichmäßigen Abschreibung über fünf Jahre. Wirtschaftsgüter mit Kosten über 1.000 Euro dürfen nicht als GWG behandelt werden und sind klassisch linear über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

Ein Blick auf die aktuelle Tabelle hilft, den Überblick zu behalten:

Anschaffungskosten netto	Abschreibungsart	Besonderheiten
Bis 250 Euro	Sofortabschreibung	Keine Pflicht zur Dokumentation
250,01 – 800 Euro	Sofort + Verzeichnis	Wahlweise Poolabschreibung (5 Jahre)
800,01 – 1.000 Euro	Nur Poolabschreibung	Kein sofortiger Abzug
Über 1.000 Euro	Reguläre Abschreibung	Aktivierung, keine GWG

Ein entscheidender Punkt: Für jeden Betrieb zählt die jeweilige Regelung grundsätzlich pro Beschaffungsjahr. Die Wahl zwischen Einzel- und Sammelposten ist verbindlich für alle GWG-Käufe innerhalb eines Jahres zu treffen und kann nicht rückwirkend angepasst werden.

Die steuerliche Einordnung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) setzt klare Kriterien voraus. Entscheidend sind dabei drei zentrale Merkmale: Das Wirtschaftsgut muss beweglich sein, es darf also nicht fest mit dem Gebäude oder dem Boden verbunden werden (zum Beispiel Maschinen, IT-Geräte oder Werkzeuge). Es muss sich um ein abnutzbares Wirtschaftsgut handeln, das im Laufe der Jahre durch Gebrauch an Wert verliert – reine Rohstoffe, Finanzwerte oder Vorräte sind also ausgeschlossen. Und besonders wichtig: Das Wirtschaftsgut muss selbstständig nutzbar sein. Es muss einen eigenständigen Nutzen stiften, unabhängig von anderen Betriebseinrichtungen.

Selbstständig nutzbar bedeutet konkret: Das Gut kann für den vorgesehenen betriebszweck ohne weitere Geräte oder Systeme eingesetzt werden. Ein Beispiel ist der klassische Drucker, der meist nur mit einem Computer sinnvoll betrieben werden kann und deshalb oft nicht als GWG gilt. Dagegen ist ein Laptop oder ein Werkzeug, das auch alleine genutzt werden kann, ein typisches GWG. Auch die Abnutzbarkeit ist klar abgegrenzt: Nur die tatsächlich abgenutzten Güter (etwa Maschinen oder Möbel), deren Wert im laufenden Betrieb mit der Zeit sinkt, sind absetzbar. Immobilien, Rechte oder Fahrzeuge, die ins Betriebsvermögen übernommen werden, sind ausgeschlossen.

Viele der eingesetzten Arbeitsmittel in deutschen Unternehmen werden regelmäßig als GWG eingestuft. Besonders häufig zählen dazu Laptops, Tablets, Smartphones und kleinere Büroausstattung wie Aktenvernichter, Rollcontainer, Drucker (abhängig von der Nutzung), Beamer, Werkzeuge sowie kleine Maschinen und Messgeräte. Auch Kaffeemaschinen, Wasserkocher oder Alltagsgeräte in der Teeküche fallen oft als GWG unter die Abschreibungsregel.

Dennoch entscheidet immer die tatsächliche Nutzung und die Möglichkeit der selbstständigen Verwendung. Wird beispielsweise ein Bürostuhl angeschafft, der klar und sofort eigenständig nutzbar ist, erfüllt dieser das Kriterium. Gleiches gilt für Scanner, sofern sie auch unabhängig vom Computer verwendbar sind (zum Beispiel als Stand-Alone-Gerät). Nicht zu vergessen sind branchenspezifische Arbeitsmittel wie mobile Kassensysteme, spezielle Handwerksmaschinen oder Laborgeräte.

Nicht jedes im Betrieb genutzte Wirtschaftsgut wird steuerlich als GWG eingestuft. Häufig fallen angeschaffte Güter durch das Raster, wenn sie nicht eigenständig nutzbar sind. Dazu zählen zum Beispiel Monitore, Tastaturen oder Computer-Mäuse, die nur in Kombination mit anderen Geräten funktionieren. Hier handelt es sich nicht um eigenständig nutzbare Gegenstände, sodass sie nicht in die GWG-Regelung fallen.

Auch langlebige oder unbewegliche Gegenstände wie Einbauküchen, Gebäudeeinheiten oder festinstallierte Maschinen sind ausgeschlossen. Ebenso wenig zählen Vorräte und Umlaufvermögen, Rechte, Lizenzen oder geringwertige Beteiligungen zu den GWG. Für Computer, Tablets und Smartphones galten zeitweise Sonderregelungen, die ebenfalls nicht unter die GWG-Festlegungen fallen, sondern anderen steuerlichen Bestimmungen folgen. Prüfen Sie daher immer vor der Anschaffung, ob Ihr Betriebsgut wirklich alle Voraussetzungen für die steuerliche Behandlung als GWG erfüllt.

Für GWG gibt es unterschiedliche Abschreibungsvarianten. Bei Gegenständen bis 250 Euro netto können Sie den vollen Betrag direkt als Betriebsausgabe geltend machen – unkompliziert und ohne weitere Pflicht zur Verzeichnung. Liegt der Wert über 250 Euro, aber nicht über 800 Euro, können Sie zwischen der Sofortabschreibung oder der Aufnahme in den Sammelposten wählen. Die Sofortabschreibung erlaubt es, die Anschaffung direkt im Jahr des Kaufs steuermindernd zu berücksichtigen. Entscheiden Sie sich für die Poolabschreibung, werden alle entsprechenden GWG eines Wirtschaftsjahres gesammelt und über einen Zeitraum von fünf Jahren gleichmäßig abgeschrieben.

Für Anschaffungen zwischen 800,01 und 1.000 Euro ist ausschließlich die Poolabschreibung zulässig. Erst bei Werten über 1.000 Euro greifen die allgemeinen Abschreibungsregeln (wie lineare oder degressive Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, gemäß AfA-Tabelle). Die richtige Wahl des Abschreibungsweges kann nicht nur die Steuerlast, sondern auch die Liquidität des Unternehmens im gewünschten Jahr gezielt beeinflussen. Es lohnt sich daher, vor größeren Sammelanschaffungen die passende Methode zu kennen und im Einkauf strategisch vorzugehen.

Die Sofortabschreibung ist die unkomplizierteste und schnellste Möglichkeit, GWG steuerlich abzusetzen. Sie kommt für alle Wirtschaftsgüter mit Nettoanschaffungskosten bis maximal 800 Euro infrage. Die Sofortabschreibung bewirkt, dass der gesamte Betrag direkt als Betriebsausgabe geltend gemacht wird – ohne Verteilung auf mehrere Jahre. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die regelmäßig viele Güter in diesem Kostenbereich anschaffen, ist dies eine erhebliche Erleichterung im laufenden Geschäftsjahr.

Mit der Sofortabschreibung gewinnen Unternehmen schnell an Liquidität. Sie können selbst größere Mengen kleinerer Investitionen tätigen und deren Kosten steuerlich optimal abziehen – ein klarer Vorteil, insbesondere zum Jahresende. Die Dokumentationspflichten sind ab Beträgen über 250 Euro allerdings zu beachten: Hier muss jedes GWG im entsprechenden Verzeichnis aufgeführt werden, mit Angabe von Anschaffungsdatum, Kosten und Nutzungsdauer. Unterhalb von 250 Euro entfällt diese Pflicht.

Die Poolabschreibung (auch Sammelposten-Abschreibung) ermöglicht es, alle im laufenden Jahr angeschafften beweglichen, abnutzbaren und selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter mit einem Wert zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro zu bündeln. Die so entstandene Summe wird als Sammelposten erfasst und über fünf Jahre zu jeweils einem Fünftel gleichmäßig abgeschrieben. Die betrieblich übliche Nutzungsdauer der einzelnen GWG spielt dabei keine Rolle – die Steuerentlastung wird gleichmäßig auf die fünf Jahre verteilt.

Die Festlegung auf die Poolabschreibung ist unwiderruflich für das jeweilige Geschäftsjahr. Entscheiden Sie sich für diese Variante, betrifft das automatisch alle GWG dieses Wertebereichs, die im Zeitraum erworben werden. Der administrative Aufwand ist gegenüber vielen Einzelabschreibungen oft geringer. Für Unternehmen, die jedes Jahr zahlreiche GWG anschaffen, kann die Methode Struktur und Übersichtlichkeit bringen.

Das Finanzamt verlangt bei der Sofortabschreibung von GWG zwischen 250,01 und 800 Euro eine genaue Dokumentation. Im sogenannten GWG-Verzeichnis müssen alle wichtigen Informationen zum Wirtschaftsgut enthalten sein: Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und die steuerliche Einordnung. Diese Angaben sind meist Teil der Buchführung, können aber auch separat in einer Excel-Liste oder einer speziellen Anlagebuchhaltung geführt werden.

Für alle GWG bis 250 Euro besteht keine Pflicht zur gesonderten Dokumentation, sofern der Erwerb nachgewiesen werden kann. Dennoch empfiehlt sich auch hier, Quittungen und Belege gut aufzubewahren. Für Betriebsmittel im Sammelposten reicht eine Gesamtaufstellung, detaillierte Einzelangaben zu jedem Posten sind nicht erforderlich. Wer die Nachweise korrekt führt, hat bei einer Betriebsprüfung keine Schwierigkeiten und spart sich im Ernstfall aufwendige Nacharbeiten.

Eine durchdachte Investitionsplanung rund um die GWG-Grenze 2025 kann bares Geld sparen. Berücksichtigen Sie bei geplanten Anschaffungen frühzeitig, wie Sie Einzelkäufe am sinnvollsten aufteilen oder bündeln. Gerade zum Jahresende lohnt es sich, über die Verteilung von Investitionen nachzudenken, um im gewünschten Jahr noch die steuerliche Wirkung zu erzielen oder aber die Kosten gezielt auf mehrere Jahre zu strecken. Die Wahl zwischen Sofort- und Poolabschreibung kann dabei auch davon abhängen, wie die Gewinne im Jahresverlauf schwanken.

Wer regelmäßige GWG-Anschaffungen tätigt, sollte dies so organisieren, dass die Vorteile der Sofortabschreibung voll ausgeschöpft werden können. Übersteigen viele geplante Güter die Grenze von 800 Euro knapp, kann das Aufteilen in kleinere Einheiten steuerlich Vorteile bringen. Berücksichtigen Sie auch, dass das Wahlrecht zwischen Sofort- und Poolabschreibung immer für das gesamte Wirtschaftsjahr gilt, ein Wechsel ist rückwirkend nicht möglich.

Praxisbeispiel: Ein Start-Up erwirbt 2025 zehn Tablets zu je 780 Euro netto. Alle Geräte sind sofort eigenständig nutzbar, der Einzelwert liegt unter der GWG-Grenze. Die Investition kann im Jahr der Anschaffung sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, was die Steuerlast erheblich mindert.

Zweites Beispiel: Ein Handwerksbetrieb kauft im selben Jahr verschiedene Maschinen, je Anschaffungskosten zwischen 350 und 980 Euro netto. Die Geschäftsleitung entscheidet sich, alle Güter in einen Sammelposten aufzunehmen und diesen über fünf Jahre gleichmäßig abzuschreiben. Das verteilt die Steuerentlastung und ermöglicht in den Folgejahren weiterhin Investitionen, ohne die Steuerlast zu stark im ersten Jahr zu senken.